¿Sientes que estás continuamente peleándote con el dichoso tic-tac-tic-tac? Si las agujas del reloj no te dan tregua, aquí tienes tu artículo.
Para comenzar, debemos derribar la creencia interiorizada de “no tengo tiempo”. Mira a tu alrededor y dime si existe alguien que sin apenas despeinarse, consigue compaginar varias actividades, gestiones, reuniones, formaciones… a lo largo de la semana, incluido su descanso. Te parecerá increíble, pero tiene el mismo tiempo que tú; su día también tiene 24 horas, su hora 60 minutos, su minuto 60 segundos… y así sucesivamente. La clave reside en gestionarlo eficazmente.
¿Quieres subirte a este barco? El tiempo no espera. Comprobamos tu pasaporte y vemos que el “no tengo tiempo” ya no te identifica. En su lugar, tenemos un “no organizo mi tiempo como me gustaría…” ¡Ahora sí! ¡Bienvenido a bordo!
1.Rutina. Cuanto más ordenado tengamos nuestro espacio físico y mental (rituales comportamentales), más procesos automatizados. ¿En qué se traduce esto? En ahorro de batería, (reservamos energía para emplear en tareas más costosas), mayor disposición de ejecución (hablamos de conductas encadenadas que predisponen a la realización de las siguientes actividades) y un incremento de la velocidad (por generación de hábitos).
2.Simplifica. Menos es más. Aplica el Principio de Pareto, una observación que causa furor en la gestión empresarial. Focaliza la energía en aquello que realmente importa. Prima la calidad a la cantidad… o dicho de otro modo, “don´t work hard, work smart” (no consiste en echarle más horas, sino trabajar con calidad, de forma inteligente).
3.Planifica. Estructura y organiza cada día. No te olvides de establecer un orden de prioridades y contemplar huecos previstos para imprevistos. Anotarlo, sacarlo de tu cabezota y plasmarlo sobre papel o pantalla, además de liberar espacio mental, genera un mayor compromiso.
4.Concentración extrema. Una vez decidas orientarte hacia una tarea concreta (atención selectiva), mantén el foco de la atenciÓN encendido (atención sostenida) sin que se cuele en la escena nada más. Atiende solo y exclusivamente a tu cometido. Bye bye a la multitarea. Trabaja de forma serial, como una máquina: inicio tarea – realizo tarea – termino tarea… repitiendo la dinámica.
5.Identifica y elimina los ladrones de tiempo. Ten en cuenta que pueden aparecer distractores externos y/o internos que intentan alejarte de tu objetivo.
Distractores externos:
- Nuevas tecnologías y RRSS. ¿Soluciones? Introducir obstáculos que dificulten su acceso (por ejemplo, apagar el móvil o dejarlo en una sala diferente). Igualmente, es recomendable que desactives las notificaciones. También puedes usar aplicaciones diseñadas para restringir los contenidos distractores. Para hacer un uso correcto de este elemento, fija un espacio y momento concreto para atenderlo, de modo que dediques una franja horaria a contestar todos los mensajes en bloque o realizar llamadas pendientes. Igualmente, puedes añadir practicidad con el uso de plantillas o mensajes tipo.
- Interrupciones o peticiones fuera de hora. Pon límites. Di “no” con asertividad, delega o pospón ese asunto a otro momento concreto. Recuerda que habíamos dejado un espacio previsto para imprevistos, momento idóneo para cerrar estas cuestiones. Devuelve la atención al foco cuanto antes.
Distractores internos:
- Proyectarse continuamente al futuro o vivir en el pasado. Nuestra mente es muy parlanchina, tiende a tomarse un café con el pasado o meterse en la bola de cristal del futuro, lo cual dificulta la focalización en una tarea presente. Decántate por estar en el aquí y el ahora, con atención plena en la actividad.
- El perfeccionismo. Puede convertirse en un enemigo si nos focalizamos demasiado en detalles que no nos permiten avanzar. Para combatirlo, exponte a tu miedo de no lograr la perfección y ten como fin simplemente cumplir, realizar la tarea. No te detengas, continúa. Más tarde, podrás destinar parte de tu tiempo a perfeccionar.
- Excesiva cantidad de tiempo en la fase de organización. No es negativo invertir cierta cantidad de tiempo en planificar, pero hacerlo de forma excesiva nos hace consumir recursos atencionales y nos aleja de promovernos para la acción. Recuerda: planificación siempre de la mano de ejecución.
- Pensamientos catastrofistas, rumiaciones, preocupaciones, mensajes de reproche o emociones de alta intensidad. Son especialmente visibles en épocas de alto estrés. Nuestro primer impulso es echarlos y ello provoca el efecto paradójico de atraerlos aún con más fuerza al consciente. La PNL demuestra que el “no”, no tiene una representación mental, por lo que lejos de tratar de evitarlos, debemos de entrenarnos aceptarlos y convivir con ellos. Puedes incluso posponer y dedicar un tiempo acotado para focalizarte específicamente en ellos, de modo que tengas espacio para trabajarlos sin que entren en conflicto con tu tarea actual.
6.¡Descansa! Incluye descansos en tu planning. La atención sigue la trayectoria de una U invertida (Ley de Yerkes y Dodson): la productividad se incrementa en función de la activación hasta un punto máximo, a partir del cual la eficacia comienza a disminuir. Te animamos a que uses Método Pomodoro, consistente en prefijar periodos de concentración y otros de descanso.
7.Lista de pendientes. “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. La dilación no ayuda, sino que nos hace entrar en un círculo vicioso de comodidad e ineficacia. ¡Ojito con ella! Puede ser kilométrica y la acumulación de tareas, genera culpa e ineficacia, incrementando los niveles de estrés. Aquí entran en juego las prioridades: si puedes realizar esa tarea en menos de 5 minutos, hazla y no permitas que entre en lista de pendientes (tardas casi lo mismo en realizarla que en apuntarla). Reserva únicamente el papel para aquello que no vas a realizar en ese momento por cuestiones de prioridad y espacio-temporales.
